INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

Informativa resa ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) e della normativa nazionale vigente in materia di protezione dei dati personali.

1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Il Titolare del trattamento è GOLDENGAS S.p.A., con sede legale in Via Giordano Bruno 20/4 – 60019 Senigallia (AN), Partita IVA 00080300429, indirizzo e-mail: info@goldengas.it, (di seguito anche il “Titolare” o la “Società”).

Il Responsabile della protezione dei dati (“RPD” o “DPO”) può essere contattato all’indirizzo: privacy@goldengas.it

2. SOGGETTI INTERESSATI

La presente informativa riguarda:

• il richiedente e l’intestatario della fornitura;
• l’eventuale delegato, rappresentante, procuratore o soggetto che opera per conto del richiedente;
• il proprietario, locatore o avente titolo sull’immobile, quando i relativi dati siano necessari;
• il legale rappresentante, procuratore o referente di clienti persone giuridiche.

Il GDPR tutela esclusivamente i dati riferiti a persone fisiche. Le informazioni relative a imprese o persone giuridiche rientrano nella presente informativa quando consentono di identificare una persona fisica.

3. CATEGORIE DI DATI TRATTATI

La Società può trattare, nei limiti di quanto necessario:

a) dati identificativi e anagrafici, quali nome, cognome, luogo e data di nascita, codice fiscale, estremi del documento di identità, firma e copia del documento;

b) dati di contatto, quali indirizzo, numero telefonico, e-mail e PEC;

c) dati relativi all’immobile e alla fornitura, quali indirizzo di fornitura, titolo di disponibilità dell’immobile, codice PDR, matricola del contatore, distributore territorialmente competente, consumi, letture, potenza e caratteristiche tecniche della fornitura;

d) dati contrattuali e amministrativi, quali offerta scelta, condizioni economiche, data della richiesta, stato di attivazione, subentro, voltura, switching, cessazione, reclami, assistenza e comunicazioni intercorse;

e) dati di pagamento e fatturazione, quali IBAN, modalità di pagamento, fatture, scadenze, pagamenti, insoluti, rateizzazioni, rimborsi e informazioni necessarie alla gestione e al recupero del credito;

f) dati relativi a eventuali deleghe, rappresentanza e rapporti con terzi;

g) dati relativi alla solvibilità e all’affidabilità, quali pregresse morosità nei confronti della Società o di altri soggetti espressamente indicati, informazioni provenienti da banche dati pubbliche, registri pubblici o fornitori di informazioni commerciali, nonché punteggi e indicatori di rischio;

h) dati relativi a procedimenti, contestazioni o recupero del credito, nei limiti consentiti dalla legge;

i) eventuali ulteriori dati volontariamente comunicati dall’interessato.

La Società non richiede dati appartenenti alle categorie particolari di cui all’articolo 9 GDPR, salvo che ciò sia strettamente necessario in casi specifici e consentito dalla legge. L’interessato è invitato a non comunicarli spontaneamente.

4. ORIGINE DEI DATI

I dati personali possono essere raccolti:

• direttamente dall’interessato, anche mediante moduli cartacei o digitali, il sito internet, contatti telefonici oppure attraverso agenti e partner commerciali che operano per conto della Società;
• da delegati, rappresentanti, procuratori o altri soggetti che presentano una richiesta per conto dell’interessato;
• da pubbliche amministrazioni, registri, albi, elenchi e altre fonti accessibili al pubblico, con particolare riferimento ai dati identificativi, immobiliari, societari ed economici pertinenti alla richiesta;
• da banche, prestatori di servizi di pagamento gestori dei sistemi di incasso, limitatamente ai dati necessari alla gestione e alla verifica dei pagamenti;
• da Cerved Group S.p.A., con riferimento alle informazioni commerciali e agli indicatori o punteggi di affidabilità descritti nella sezione 5.6.

Quando i dati non sono ottenuti direttamente dall’interessato, la Società fornisce le informazioni previste dall’articolo 14 GDPR nei termini stabiliti dal medesimo articolo.

5. FINALITÀ, BASI GIURIDICHE E NATURA DEL CONFERIMENTO

5.1 Gestione della richiesta e attività precontrattuali

I dati sono trattati per:

• identificare il richiedente;
• verificare la correttezza e la completezza della richiesta e predisporre il preventivo e l’offerta;
• effettuare le attività necessarie all’attivazione, al subentro, alla voltura o al cambio di fornitore;
• comunicare con il richiedente e gestire eventuali ripensamenti o recesso prima dell’attivazione.

La base giuridica è l’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera b), GDPR.

Il conferimento dei dati contrassegnati come obbligatori è necessario. Il mancato conferimento può impedire alla Società di esaminare la richiesta o concludere il contratto.

5.2 Conclusione ed esecuzione del contratto

I dati sono trattati per:

• stipulare e gestire il contratto;
• attivare e mantenere la fornitura;
• acquisire e gestire misure e consumi;
• emettere e inviare fatture, gestire pagamenti, domiciliazioni, rimborsi, conguagli e quanto altro sia attinente alla fase dei pagamenti;
• fornire assistenza, gestire reclami, richieste, disservizi, cessazioni;
• mantenere la documentazione comprovante la volontà contrattuale.

La base giuridica è l’esecuzione del contratto, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera b), GDPR.

5.3 Adempimento di obblighi normativi

I dati sono trattati per adempiere agli obblighi previsti dalla legge, dalla regolazione degli Enti competenti, dalle disposizioni fiscali e contabili, dalla normativa antiriciclaggio quando applicabile, nonché per rispondere alle richieste delle autorità competenti.

La base giuridica è l’adempimento di un obbligo legale, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera c), GDPR.

5.4 Prevenzione delle frodi, sicurezza e tutela dei diritti

I dati possono essere trattati per:

• verificare l’autenticità della richiesta e prevenire frodi;
• proteggere sistemi, reti, contatori, documenti e canali di vendita;
• accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria o stragiudiziale;
• svolgere controlli sulla qualità e regolarità dell’attività degli agenti e dei partner commerciali;
• prevenire e contrastare usi illeciti della fornitura.

La base giuridica è il legittimo interesse del Titolare alla prevenzione delle frodi, alla sicurezza e alla tutela dei propri diritti, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera f), GDPR, previo bilanciamento con i diritti e le libertà dell’interessato.

5.5 Gestione e recupero del credito

In presenza di ritardi o inadempimenti, i dati possono essere trattati per solleciti, costituzione in mora, sospensione o cessazione della fornitura nei casi consentiti, recupero stragiudiziale e giudiziale del credito e cessione del credito.

La base giuridica è l’esecuzione del contratto e, successivamente, il legittimo interesse del Titolare alla tutela del proprio credito, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettere b) e f), GDPR.

5.6 Verifica dell’affidabilità e delle morosità pregresse

Prima della conclusione del contratto, il Titolare può verificare l’affidabilità economica del richiedente e valutare il rischio di mancato pagamento connesso alla fornitura. La verifica comprende, ove applicabile, una valutazione interna delle pregresse morosità e una valutazione esterna basata su informazioni commerciali e dati provenienti da società esterne specializzate.

Le verifiche sono effettuate dal Titolare, nell’ambito dell’attività avviata a seguito della richiesta di conclusione del contratto presentata dall’interessato, per perseguire il proprio legittimo interesse alla tutela del credito, alla prevenzione delle frodi e alla riduzione del rischio di mancato pagamento, previa verifica della necessità e del bilanciamento con i diritti e le libertà dell’interessato.

La verifica può comprendere:

• l’esame di eventuali fatture insolute, piani di rientro scaduti o crediti affidati al recupero relativi a precedenti rapporti con il Titolare;
• la consultazione di registri, elenchi e altre fonti pubblicamente accessibili;
• la richiesta a Cerved Group S.p.A. di servizi di informazione commerciale e di indicatori o punteggi relativi all’affidabilità economica e al rischio di insolvenza.

Le informazioni acquisite sono utilizzate esclusivamente per valutare la specifica richiesta contrattuale. In funzione dell’esito, il Titolare può accogliere la richiesta oppure, nei soli casi consentiti dalla normativa e dalle condizioni applicabili alla fornitura, negare la conclusione del contratto. Lo score non costituisce l’unico elemento della decisione e non può essere utilizzato come fattore automaticamente o decisivamente vincolante. I dati e gli esiti della verifica non sono utilizzati per finalità ulteriori incompatibili con quelle per le quali sono stati raccolti né per affinare o verificare modelli di scoring destinati a finalità diverse.

Il punteggio non determina automaticamente né in modo decisivo la decisione finale. Prima dell’eventuale diniego della fornitura o dell’adozione di misure suscettibili di produrre effetti giuridici o analogamente significativi, personale autorizzato svolge una valutazione individuale effettiva, esamina i dati e i fattori rilevanti, verifica eventuali anomalie e può modificare l’esito suggerito dal sistema o discostarsene. Il personale dispone di competenza, autonomia e potere decisionale e non si limita a convalidare automaticamente il punteggio.

La valutazione può essere supportata da strumenti informatici che elaborano indicatori o punteggi di rischio sulla base dei dati effettivamente disponibili, esatti, aggiornati e pertinenti. I principali fattori considerati possono comprendere pregresse morosità, numero, entità e anzianità degli insoluti, stato dei piani di rientro, crediti affidati al recupero, procedure concorsuali, nonché gli ulteriori fattori descritti nella documentazione di trasparenza relativa al sistema effettivamente utilizzato. L’incidenza dei singoli fattori e le soglie applicate sono comunicate all’interessato in caso di esercizio del diritto di accesso.

L’interessato può chiedere:

• conferma dell’avvenuto svolgimento della verifica;
• l’origine e le categorie dei dati utilizzati;
• lo score e gli eventuali sotto-score riferiti alla propria posizione;
• informazioni significative e comprensibili sulla procedura e sui principi concretamente applicati, sui dati personali utilizzati, sul modo in cui ciascun principale fattore ha inciso sull’esito, sulle soglie rilevanti, sull’importanza del trattamento e sulle conseguenze previste;
• la rettifica dei dati inesatti o l’integrazione dei dati incompleti;
• la possibilità di esprimere la propria opinione e di fornire documenti o altri elementi utili, nonché di contestare la decisione e ottenere il riesame dell’esito.

Le richieste possono essere inviate a privacy@goldengas.it

5.7 Marketing diretto

Previo consenso facoltativo, i dati di contatto possono essere utilizzati per inviare comunicazioni promozionali relative a prodotti e servizi della Società mediante telefono con operatore, posta, e-mail, SMS, messaggistica istantanea e altri canali espressamente indicati.

La base giuridica è il consenso, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera a), GDPR e, per le comunicazioni elettroniche, dell’articolo 130 del d.lgs. 196/2003.

Il rifiuto o la revoca del consenso non produce conseguenze sulla richiesta o sul contratto.

Resta fermo l’eventuale utilizzo dell’indirizzo e-mail, nei limiti dell’articolo 130, comma 4, del d.lgs. 196/2003, per proporre servizi analoghi a quelli già acquistati.

5.8 Sondaggi sulla qualità del servizio

I dati di contatto possono essere utilizzati per invitare l’interessato a partecipare, su base volontaria, a sondaggi diretti a valutare la qualità del servizio ricevuto, rilevare il grado di soddisfazione della clientela e migliorare i servizi offerti.

La base giuridica del trattamento è il legittimo interesse del Titolare al controllo e al miglioramento della qualità dei propri servizi, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera f), GDPR.

La partecipazione ai sondaggi è facoltativa e la mancata partecipazione non comporta alcuna conseguenza per l’interessato. Quest’ultimo può opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei propri dati per tale finalità, secondo le modalità indicate nella sezione dedicata all’esercizio dei diritti.

6. MODALITÀ DEL TRATTAMENTO E MISURE DI SICUREZZA

Il trattamento è effettuato con strumenti cartacei, elettronici e telematici, nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, limitazione delle finalità, minimizzazione, esattezza, limitazione della conservazione, integrità e riservatezza.

La Società adotta misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, comprese misure di controllo degli accessi, autenticazione, tracciamento delle operazioni, protezione delle comunicazioni, gestione degli incidenti, formazione e verifica dei soggetti autorizzati.

7. DESTINATARI DEI DATI

I dati possono essere comunicati, nei limiti necessari, a:

• distributori di gas;
• pubbliche amministrazioni, autorità giudiziarie, autorità di vigilanza e forze di polizia;
• banche, istituti di pagamento, gestori dei sistemi di incasso;
• fornitori di servizi informatici, cloud, sicurezza, firma elettronica e conservazione digitale;
• società di marketing, intermediari e partner commerciali;
• consulenti, avvocati, società di recupero crediti, cessionari e assicuratori del credito;
• società del gruppo, soltanto quando ciò sia necessario e in presenza di un’idonea base giuridica;
• fornitori di informazioni commerciali specificamente indicati nella sezione 5.6;
• altri soggetti ai quali la comunicazione sia imposta dalla legge.

I fornitori che trattano dati per conto della Società sono nominati responsabili del trattamento ai sensi dell’articolo 28 GDPR. Gli altri destinatari operano quali autonomi titolari.

L’elenco aggiornato dei responsabili può essere richiesto ai recapiti del Titolare o del Responsabile per la Protezione dei dati.

8. TRASFERIMENTI VERSO PAESI TERZI

I dati sono trattati, di regola, nello Spazio economico europeo. Qualora l’utilizzo di fornitori comporti un trasferimento verso un Paese terzo o un’organizzazione internazionale, il trasferimento avviene nel rispetto degli articoli 44 e seguenti GDPR, sulla base di una decisione di adeguatezza oppure di garanzie adeguate, comprese, ove applicabili, le clausole contrattuali standard della Commissione europea. L’interessato può chiedere informazioni sulle garanzie adottate ai recapiti del Titolare.

9. PERIODI DI CONSERVAZIONE

I dati personali sono conservati per il tempo strettamente necessario al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati e, in particolare:

• dati contrattuali, amministrativi, contabili e fiscali: per tutta la durata del rapporto contrattuale e, di regola, per 10 anni dalla sua cessazione o dall’ultima registrazione contabile, fatto salvo un diverso termine previsto dalla legge o reso necessario per la tutela dei diritti della Società;
• dati relativi a insoluti e al recupero dei crediti: fino alla definizione della relativa posizione e, successivamente, per il tempo necessario alla tutela dei diritti della Società, entro i termini di prescrizione applicabili;
• dati utilizzati per la valutazione dell’affidabilità: i dati effettivamente utilizzati, gli score, i sotto-score, l’esito e la documentazione essenziale del riesame sono conservati per non oltre 5 anni dalla conclusione della verifica. I dati di dettaglio acquisiti da fonti esterne ma non utilizzati nella decisione sono cancellati senza ritardo; i tracciati tecnici sono conservati per il più breve periodo necessario alla sicurezza, alla verifica della correttezza del trattamento e alla gestione di contestazioni, successivamente cancellati o anonimizzati;
• dati relativi a reclami, contestazioni e contenziosi: per il tempo necessario alla loro gestione e, successivamente, fino alla scadenza dei termini entro i quali possono essere esercitate le relative azioni o impugnazioni;
• dati utilizzati per i sondaggi sulla qualità del servizio: per il tempo necessario a invitare l’interessato a partecipare al sondaggio e ad analizzarne i risultati e, comunque, non oltre 2 anni, salvo che l’interessato si opponga prima al trattamento;
• dati trattati per finalità di marketing: fino alla revoca del consenso e, in ogni caso, per un periodo non superiore a 2 anni dalla sua acquisizione, salvo che, prima della scadenza, il consenso venga validamente rinnovato.

Alla scadenza dei rispettivi periodi di conservazione, i dati sono cancellati o resi anonimi o pseudonimizzati. La conservazione può essere prolungata esclusivamente quando sia necessaria per adempiere a un obbligo di legge, eseguire un provvedimento dell’autorità o accertare, esercitare o difendere un diritto, limitatamente al tempo necessario a tale finalità.

10. DIRITTI DELL’INTERESSATO

L’interessato può esercitare, nei casi e nei limiti previsti dagli articoli 15-22 del GDPR, i seguenti diritti:

• ottenere conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano;
• accedere ai propri dati personali e riceverne copia;
• conoscere origine, finalità, categorie, destinatari e periodo di conservazione;
• ottenere la rettifica dei dati inesatti e l’integrazione di quelli incompleti;
• ottenere, nei casi previsti, la cancellazione o la limitazione del trattamento;
• ricevere, ove applicabile, i dati personali forniti dal Titolare in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico e trasmetterli ad altro titolare;
• opporsi ai trattamenti fondati sul legittimo interesse del Titolare, compresi quelli relativi ai sondaggi sulla qualità del servizio;
• opporsi in qualsiasi momento al trattamento effettuato per finalità di marketing diretto;
• accedere ai dati effettivamente utilizzati nelle verifiche di affidabilità, alla loro origine, agli score e sotto-score individuali, nonché a informazioni sulla procedura, sui criteri, sui principali fattori e sulle soglie concretamente applicati;
• nei casi previsti dall’art. 22 GDPR, di non essere sottoposto a una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato e di ottenere l’intervento umano, esprimere la propria opinione e contestare la decisione.

Le richieste possono essere inviate a: privacy@goldengas.it

L’interessato può inoltre proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, secondo le modalità disponibili sul sito www.garanteprivacy.it, oppure rivolgersi all’autorità giudiziaria.

11. AGGIORNAMENTI DELL’INFORMATIVA

La presente informativa è aggiornata al 3 agosto 2026.